档案管理细则

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                                                           档 案 管 理 细 则
     第一章 总 则
     第一条 为了加强学院档案的管理和收集整理工作，有效地保护和利用档案，为我院发展和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》和有关法律、法规和规定，结合我院实际，制定本细则。
     第二条 本细则所称的档案是指我院各部门及其工作人员在工作或业务活动中形成的对国家、社会和学院具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等形式的历史记录。
     第三条 档案是国家和社会的宝贵财富，维护档案的完整、准确与安全是一切单位和个人的义务。档案工作是各项工作发展的重要基础，各处室、系部应当重视和支持档案工作。
     第四条 学院各处、室、系、部、馆及其工作人员，均应遵守本细则。档案管理列入部门和兼职档案员年终考核的岗位责任之一。
    
     第二章 档案工作机构及其职责
     第五条 按照有关规定，学院设综合档案室，配备专职档案人员集中管理学院各种门类和载体的档案，并对学院各部门文件材料的收集、立卷、归档工作进行监督、检查和指导。
     第六条 各处室、系部指定专人兼管本部门档案材料。兼职档案员应将本部门人员在文书处理或职务活动中形成的各种文件材料及时收回，妥善保管。年终按上级有关立卷办法进行整理立卷，于第二年第二季度将上一年度案卷移交档案室，任何部门和个人不得据为己有或者拒绝归档。
     第三章 档案的立卷归档、鉴定和保管工作
     第七条 文书档案归档范围及保存
     （一）上级党、政领导机关针对我院发来的文件（包括指示、规定、批复、批转文件、通报、通知等）或虽非针对本院，但需要我院贯彻执行的文件和上级业务主管部门发来的文件，以及学院领导同志参加上级机关召开的会议带回来的文件，需要归档的，移交档案室归档。
     （二）本院党、政、工、团等各组织在工作中形成的指示、规定、批示、批复、批转文件、决议、决定、通报、通知、简报、工作计划、规划、总结、报告、各种会议记录、会议纪要、重要电话记录、规章制度等均由文件形成的部门整理后移交归档；基建图纸、各种合同、责任制度、统计报表及请示等须在加盖公章生效后同时须由档案室留存，归档一至二份。
     （三）学院专项工作（如教学评估、选举、评定职称、调整工资等）形成的文件由主管此项工作的部门立卷保存。临时性机构形成的文件，由临时机构立卷，机构撤销时移交档案室。
     第八条 专项档案归档范围及保存
     （一）教学：教学计划、教学大纲、专业和课程的设置、教学工作及教学改革经验的总结、师资培训方面的材料，教学方面的各种载体的资料；对教学内容、教学方法等进行研究的教育科研论文、编写的教材、教学参考书、自编的讲义、教案及《教学简报》等由教务处立卷保存。
     （二）学生：从入学到毕业形成的各种登记表、名册、成绩总册；学生管理方面的规章制度、学籍变更材料、奖惩材料；毕业生跟踪调查材料由学生处立卷保存。
     （三）人事：调动手续、任、免、奖、惩、离休、退休材料由人事处立卷保存。
     （四）财务：预算、决算及其它财务报表和有关材料由财务处立卷保存。
     第九条 立卷的原则和方法
    立卷要采取分年度、分部门、按问题结合永久、长期和短期三种不同保管期限进行分类立卷。
     第十条 归档文件整理的具体做法及质量要求
    整理归档的文件要齐全完整，装订规范，组卷科学。立成的案卷要根据方书档案保管期限表的规定划分永久、长期、短期的保管期限。具体作法：
     （一）把文件材料收集齐全，核对清楚，剔除不需归档的，把应归档的文件材料进行分类。分类时要按机构分别立卷，保持文件之间的历史联系。跨年度的文件，放在文件针对的年度。分类方法固定为年度、保管期限、机构3种视具体情况组合及分类。排列方法按事由排列、时间、重要程度作为参考因素进行排列。教学、基建、财会、其他等档案仍按原来立卷归档的办法。
     （二）本着“简化整理、深化检索”的宗旨，文书档案整理归档采用新的归档文件整理办法，装订以“件”为单位，本着“正本与定稿为一件，来文与复文为一件”的装订方法，卷内只编以“件”为单位的归档文件目录。
    整理文件的顺序是：正本在前，定稿在后，复文在前，原文在后；转发文在前，被转发在后；汉文本在前，少数民族文字或外文文本在后。
     （三）文书归档文件直接装盒保管。无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需档案盒背上填写“全宗号、年度、保管期限机构、起止件号、盒号”。
     （四）装订装具。装订前应将“件”的各页按一定方式对齐，要拆除金属物；装订线外有字的要镶边；破损的要裱糊；装订后的案卷要结实、整齐、美观。
     （五）归档文件不准使用圆珠笔或铅笔起草，不符合规定的，要重新复制。
     （六）归档的案卷（文书档案除外）要填写案卷封面并编制案卷目录，填写一律用毛笔或钢笔，字迹要清晰，卷面要整洁。
     第十一条 档案室应定期进行档案鉴定工作对超过保管期限的档案，提出存销意见，按规定处理。
     第十二条 认真做好统计年报工作并按照上报有关部门。
     第十三条 档案室应做好档案的保定工作配备防盗、防炎、防尘、防潮、防有害生物和防污染等安全设施，确保档案安全。
     第四章 档案的借阅、利用工作
     第十四条 积极开展档案利用工作，充分发挥档案的作用，使档案更好地为学院各项工作服务。档案室根据档案借阅、利用的需要，采用计算机管理档案，逐步加强档案机读目录建设，为查阅档案提供方便。
     第十五条 档案室保管的档案一律在档案室内查阅。确需借用、复制、摘抄的，要按照规定程序办理，并按期归还。
     第十六条 外单位凡借阅或抄录、复制学院档案，须持本单位介绍信经办公室主任批准方可借阅。
     第十七条 借阅档案的人员，对档案要加以爱护，不准勾画、涂改、污损、拆散、抽换、剪裁、撕页，更不准丢失，违反者情节严重的，依照《中华人民共和国档案法》处理，失、泄密的，依照《中华人民共和国保密法》处理。
     第十八条 本院职工调动时，应到档案室办理清退签字手续。
    第五章 附 则
    第十九条 本细则自公布之日起施行。